Enviar um arquivo digital a uma gráfica pode ser problemático, por isso, as gráficas estão usando uma nova técnica de padronização do processo. Para ajudá-lo a economizar dinheiro, veja agora o que as gráficas podem esperar de você.

As gráficas estão mudando a forma de aceitar documentos e publicações digitais criadas pelos clientes. Por causa dos novos métodos de fluxo de trabalho, elas estão ignorando arquivos do aplicativo nativo e pedindo ao consumidor para enviar os documentos e as publicações como arquivos PostScript ou PDF. Esses novos métodos de fluxo de trabalho podem economizar tempo e dinheiro.

Os clientes usam centenas de softwares diferentes para criar publicações e documentos. No entanto, a maioria das gráficas consegue oferecer suporte a apenas alguns programas mais populares, como o Microsoft Office Publisher, o Microsoft Office Word, o QuarkXPress, o Adobe PageMaker e o Adobe InDesign.

Quando uma gráfica oferece suporte a um arquivo em seu formato nativo, vários problemas podem ocorrer devido a erros de design ou problemas na produção da impressão. Os arquivos não serão impressos corretamente se os clientes não incluírem as fontes ou não identificarem corretamente as cores na publicação. A gráfica talvez precise paginar ou fazer com que o documento imprima várias imagens na folha de papel para aproveitar a eficiência da impressão. É difícil para uma gráfica ser especialista em todos os softwares e tais complicações aumentam os custos do pedido de impressão.

As gráficas estão aproveitando as vantagens do formato PDF para economizar tempo e dinheiro dos clientes. Esse formato oferece uma forma padrão de armazenar e editar documentos publicáveis impressos.

Os documentos e as publicações convertidos em arquivos PDF podem ser facilmente vistos na tela e impressos por usuários em vários computadores e sistemas operacionais, independentemente do programa usado para criar o arquivo. O PDF é um formato popular para transferência de documentos na Internet.

As gráficas consideram o formato PDF uma excelente opção ao aceitar arquivos criados pelo cliente para impressão comercial. Um arquivo PDF pode incluir todas as informações necessárias à impressão correta de um documento ou de uma publicação. Se preparados corretamente, os arquivos PDF podem incluir as fontes e as imagens gráficas de que a gráfica precisa. Elas podem até mesmo editar o arquivo PDF para resolver problemas comuns de pré-impressão.

Há ferramentas de software disponíveis para facilitar a edição e a manipulação de arquivos PDF. Os equipamentos de impressão mais modernos foram projetados para trabalhar de forma mais eficiente com arquivos PDF. As gráficas agora tentam converter todos os arquivos do aplicativo nativo em formato PDF quando entram em seu fluxo de trabalho para que possam aproveitar a nova tecnologia.

Como resultado, você economiza dinheiro ao enviar um documento ou uma publicação como um arquivo PDF. Embora as gráficas ainda ofereçam suporte aos arquivos no aplicativo nativo, muitos clientes podem reduzir os custos de impressão usando o formato PDF. Normalmente, elas enfrentam menos problemas com arquivos PDF e podem identificar e corrigir qualquer problema de forma mais rápida com o PDF do que com aplicativos nativos.

Ao criar um documento ou uma publicação no computador para uma gráfica, você está tornando-se parte de seu fluxo de trabalho. É preciso trabalhar em conjunto com a gráfica para determinar se o documento ou a publicação foi montado conforme as suas especificações digitais. A gráfica estabeleceu determinados parâmetros para lidar com arquivos digitais que permitem aos arquivos fluir facilmente pelo sistema. Se você não seguir os procedimentos da gráfica, o seu pedido poderá atrasar ou ficar mais caro.

• Salvar a publicação como um arquivo PostScript, o qual a gráfica pode converter em formato PDF.
• Salvar a publicação como um arquivo PDF diretamente usando um software especial.
• Usar um programa automático de criação de PDF fornecido pela gráfica.

• Em muitos softwares, incluindo o Publisher, para salvar um documento ou uma publicação como um arquivo PostScript, você clica em Imprimir no menu Arquivo. Na caixa de diálogo Imprimir, seleciona a impressora PostScript apropriada e clica em Imprimir em Arquivo.

Algumas gráficas preferem esse método porque podem destilar arquivos PostScript usando um programa de destilação especificamente configurado para o seu dispositivo de saída. Também é conveniente para muitos clientes porque a capacidade de salvar um arquivo de publicação no formato PostScript é um recurso interno do software que já utilizam.

Basicamente, um arquivo PostScript é o código do computador que, normalmente, seria enviado à impressora laser ou desktop para indicar onde colocar imagens e textos em uma página. Em vez de enviar o arquivo à impressora laser ou desktop, você o salva como um arquivo .PRN ou .PS. O arquivo pode ser então transmitido para outro computador, no qual as gráficas usam software especial para destilá-lo para um arquivo PDF.

• No programa no qual cria documentos ou publicações, no menu Arquivo, clique em Imprimir. Clique em Propriedades e em Avançadas. SeOpções PostScript aparecer na lista Opções de Documento, você tem um driver de impressora PostScript. Se Opções PostScript não estiver listado, você terá que instalar esse driver.

O Publisher inclui um driver de impressora Generic Color PS para impressão comercial que você pode usar para criar arquivos PostScript. Esse driver deve ser instalado manualmente. Para saber como instalar o driver, clique em Consulte também nesta página.

Para garantir a destilação correta do arquivo PostScript criado em um arquivo PDF, a gráfica poderá pedir para você carregar um driver de impressora específico em seu computador. Você pode selecionar o driver de impressora fornecido pela gráfica pelo comando Salvar como do menu Arquivo.

• Na caixa de diálogo Salvar como, na lista Salvar como tipo, clique emPostScript (*.ps) e em Salvar. Se for exibida uma mensagem solicitando a escolha de outra impressora, clique em OK. Na caixa de diálogoConfigurar Página, em Impressora, escolha o driver fornecido pela gráfica.

Em alguns casos, quando você salva um documento ou uma publicação como um arquivo PostScript, pode ocorrer um refluxo de texto na página, alterando as terminações de linha e o layout. Para garantir o layout correto, ao abrir um novo arquivo de publicação pela primeira vez e antes de começar a adicionar conteúdo, clique em Configurar Página no menu Arquivo e clique na guia Impressora e Papel para selecionar a impressora PostScript apropriada. Quando você escolher a impressora PostScript ao abrir o arquivo de publicação pela primeira vez, a aparência da publicação na tela e na impressão feita pela gráfica deverá ser exatamente a mesma.

Antes da impressão final, a gráfica deverá fornecer uma prova de seu arquivo, em cópia impressa ou uma cópia do PDF. As provas são uma parte muito importante do fluxo de trabalho digital. Cabe a você examinar a prova detalhadamente para saber o que obterá com exatidão.

Se quiser fazer alterações na prova, discuta isso com a gráfica. Se as alterações exigirem edição de texto que possa causar refluxo de texto, você deverá fazer as alterações no documento original e, em seguida, enviar o novo arquivo PostScript. Embora a gráfica possa fazer algumas edições de texto, normalmente é melhor fazer essas correções no arquivo original.

A segunda maneira de preparar o arquivo para uma gráfica é destilá-lo você mesmo e enviá-lo como um arquivo PDF.

Embora seja possível criar um arquivo PostScript com as ferramentas do Microsoft Windows®, um arquivo PDF exige software especial. Para criar seus próprios arquivos PDF prontos para impressão, adquira o Adobe Acrobat Distiller ou um programa semelhante.

Novamente, para destilar um arquivo de publicação para criar um arquivo PDF pronto para impressão, trabalhe em conjunto com a sua gráfica. A maioria das gráficas possui uma opção de trabalho (Job Option) personalizada a ser incluída nas opções de trabalho do Acrobat Distiller. (Opção de trabalho é um conjunto de configurações, incluindo opções de incorporação de fonte e compactação de imagem, que determinam como um arquivo será destilado.) Você precisa adicionar essa opção de trabalho à pasta Job Option para poder selecioná-la ao destilar arquivos PDF. A opção de trabalho personalizada foi criada para atender aos requisitos específicos do equipamento de impressão comercial.

Com o Adobe Acrobat Distiller instalado, você pode criar arquivos PDF em muitos outros programas. Os valores padrão dos arquivos PDF normalmente são destinados ao uso na Internet e não criam um PDF adequado à impressão comercial. Você pode criar um arquivo PDF abrindo o documento ou a publicação desejada e clicando em Imprimir no menu Arquivo. Para obter mais detalhes sobre como criar arquivos PDF, consulte a Ajuda do Acrobat Distiller (ou a Ajuda fornecida com o programa que estiver usando).

Consulte a gráfica para verificar se o PDF criado por um programa específico é um arquivo PDF pronto para impressão. Muitos programas criam automaticamente arquivos PDF que podem ser exibidos e publicados na Internet e, em seguida, impressos em uma impressora de escritório. Isso não significa que o mesmo arquivo PDF possa ser impresso em um equipamento de impressão comercial.

Entre em contato com a gráfica para obter instruções em relação ao seu programa específico. Muitas gráficas publicam a opção de trabalho personalizada e as instruções de uso no próprio site.

A mais nova forma que as gráficas encontraram de ajudar os clientes a criar arquivos PDF prontos para impressão é colocar um driver especial da impressora no computador do cliente.

O driver especial cria automaticamente um arquivo PostScript e um arquivo PDF que é transmitido para a gráfica. Normalmente, o programa automático inclui uma solicitação de serviço preenchida com informações básicas sobre o arquivo e quem o solicitou. A maioria dos programas automatizados requer do cliente acesso à Internet para agilizar a transferência de arquivo.

Na maioria dos casos, você pode exibir na tela o arquivo PDF criado, mas somente a impressora que instalou o driver especial pode imprimi-lo. Normalmente, a gráfica sabe se o arquivo PDF criado pelo programa automático atenderá às especificações de impressão. Isso a ajuda a manter os custos de pré-impressão baixos para o cliente.

Os programas automáticos de criação de PDF são fáceis de usar. Se você trabalha em uma corporação grande, talvez seja conveniente envolver o administrador do sistema no processo, pois terá que adicionar um driver de impressora especial ao sistema. A instalação dos programas é feita em minutos.

Por causa das vantagens de receber um arquivo PDF de um cliente, muitas gráficas oferecem o software de criação automática de PDF gratuitamente aos clientes. Algumas oferecem até mesmo desconto aos clientes que usam o software para enviar arquivos.

As gráficas querem facilitar os pedidos de impressão. Elas não querem que os clientes enfrentem atrasos ou custos adicionais por causa de arquivos incorretos. Atualmente, o formato PDF permite a elas evitar isso. Agora, o desafio é conscientizar o cliente das vantagens do PDF.

O Microsoft Windows fornece tudo o que você precisa para criar um arquivo PostScript que a gráfica possa destilar para um arquivo PDF. Você pode adquirir outros programas que permitam a conversão de arquivos do aplicativo nativo em arquivos PDF. Também pode usar o software gratuito oferecido pela gráfica para converter os seus documentos em arquivos PDF automaticamente.

Criar publicações para impressão comercial será mais fácil se você conversar com a gráfica antes de começar. Dessa forma, saberá os requisitos dela e o que deve fazer para que o seu projeto de impressão possa ser concluído no prazo e dentro do orçamento.

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Fonte:  http://office.microsoft.com/